Sử dụng hóa đơn điện tử giúp đẩy nhanh quá trình thanh toán

Hóa đơn điện tử với những ưu điểm nổi trội trong việc bảo quản hóa đơn, cách lưu trữ hóa đơn điện tử dễ dàng và tiết kiệm chi phí đã mang lại hiệu quả thiết thực cho doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh. Không chỉ có vậy, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử sớm còn giúp hợp lý các giao dịch giữa doanh nghiệp với khách hàng, quá trình thanh toán trở nên thuận tiện hơn rất nhiều. Từ đó doanh nghiệp có thể làm chủ được nguồn tài chính, tái xoay vòng vốn nhanh và sử dụng tiền một cách hiệu quả hơn.

Quy trình phát hành, tra cứu hóa đơn giấy rườm rà, tốn nhiều thời gian là một trong những bất cập điển hình của hóa đơn giấy. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giải quyết tình trạng đó và có những thay đổi tích cực hơn. Một trong số đó là đẩy nhanh quá trình giao dịch và thanh toán.

Sử dụng hóa đơn giấy kéo theo rất nhiều thủ tục hành chính cho doanh nghiệp. Để hóa đơn giấy đến được tay khách hàng, kế toán doanh nghiệp thường phải thực hiện các bước cơ bản bao gồm: nhập hoặc viết tay thông tin lên hóa đơn giấy, trình ký, đóng dấu sau đó gửi chuyển phát nhanh hóa đơn cho khách.

Như vậy, quy trình để xuất một hóa đơn giấy mất khá nhiều thời gian và công đoạn. Chưa kể các thủ tục trên rất dễ bị gián đoạn hoặc kéo dài do các yếu tố khách quan lẫn chủ quan như: kế toán viết sai sót thông tin trên hóa đơn, sếp không có mặt tại công ty để ký, chuyển phát nhanh chậm trễ,… Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến sự hài lòng của đối tác và tiến độ thanh toán của khách hàng.

Hóa đơn điện tử đã cải thiện được rõ rệt quy trình so với hóa đơn giấy nhờ tối ưu từng bước, cụ thể:

1. Nhập thông tin hóa đơn: So với viết tay, việc thao tác trên máy tính có phần nhanh gọn hơn. Kế toán cũng có thể giảm thiểu được sai sót vì có thể xóa đi viết lại, kiểm tra cẩn thận từng câu chữ trên hóa đơn. Bên cạnh đó, một số thao tác lựa chọn cũng được tự động hóa giúp quá trình nhập thông tin càng trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều hơn rất nhiều.

2. Trình ký và đóng dấu: Khác với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử không cần đóng dấu mà sử dụng chữ ký điện tử để ký lên hóa đơn. Với việc sử dụng dịch vụ lưu trữ dữ liệu trực tuyến, quý khách hàng có thể xem xét và ký duyệt hóa đơn mọi lúc mọi nơi với điều kiện có kết nối Internet.

3. Gửi hóa đơn cho khách hàng: ngay sau khi ký duyệt và xác nhận xuất hóa đơn thì hóa đơn điện tử đó sẽ ngay lập tức được chuyển ngay tới các đối tác của quý khách hàng.

4. Lưu trữ hóa đơn: Thay vì phải sàng lọc từng hóa đơn theo từng tháng và lưu trữ thật cẩn thận trong các tủ hồ sơ thì với hóa đơn điện tử, mỗi thao tác khi hoàn thành xong sẽ được lưu trữ vào hệ thống của máy tính. 

KÊ KHAI BỔ SUNG ĐIỀU CHỈNH THUẾ GTGT CẦN LƯU Ý GÌ? 

XÁC NHẬN SỐ THUẾ ĐÃ NỘP CỦA NGƯỜI NƯỚC NGOÀI NỘP THUẾ TẠI VIỆT NAM

Hiện nay, do những rủi ro về việc mất dữ liệu và tấn công mạng, Tổng Cục Thuế đang khuyến khích và tiến tới bắt buộc các doanh nghiệp phải đưa dữ liệu hóa đơn điện lên hệ thống lưu trữ trực tuyến. Các gói dữ liệu trực tuyến này cần phải đáp ứng được những nhu cầu về sao lưu và khôi phục dữ liệu theo quy định của Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Như vậy, nhờ tối ưu hóa thời gian và công sức trong từng khâu mà không chỉ công việc của kế toán được tối giản đi đáng kể và thời gian thanh toán, giao dịch. Chỉ một click chuột, hóa đơn của người bán sẽ ngay lập tức được chuyển đến người mua giúp đẩy nhanh quá trình giao dịch, thanh toán trong kinh doanh, từ đó nâng cao hiệu suất kinh doanh cho doanh nghiệp đồng thời thể hiện được sự chuyên nghiệp của quý khách hàng với đối tác.